مدیران سازمان‌های مختلف می‌دانند که ست اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای تبلیغات و برندسازی است؛ اما بسیاری از آن‌ها صرفا برای رفع تکلیف یک ست اداری چاپ می‌کنند و از آن برای انجام کارهای اداری استفاده می‌کنند. اما برندهای حرفه‌ای با اصول طراحی ست اداری آشنا هستند و ابزارهای کاربردی را به‌گونه‌ای طراحی می‌کنند که وقتی روی میز کارمندهای سازمان قرار می‌گیرد، ظاهر جذابی ایجاد می‌کند که توجه هرکسی که برای اولین بار وارد سازمان می‌شود را جلب می‌کند. در این گزارش راهنمای طراحی سربرگ و ست اداری را ارائه می‌دهیم تا بدانید پیش از سفارش چاپ سربرگ، پاکت و سایر اقلام ست اداری چطور باید آن‌ها را طراحی کنید تا با ابزارهای ساده، عملکرد حرفه‌ای داشته باشید. در این راهنما هم مراحل طراحی ست اداری را ارائه می‌دهیم و هم نکات مهم در طراحی این ست را بررسی می‌کنیم.
مراحل طراحی ست اداری
مهم‌ترین نکته در طراحی ست اداری این است که برند شما هویت داشته باشد. وقتی برندی هویت دارد و این هویت در عناصر بصری آن دیده می‌شود، بین همه ابزارها هماهنگی چشم‌نوازی ایجاد می‌شود که توجه‌ها را به سمت خود جلب می‌کند. مثلا تصور کنید روی میز همه کارمندهای شما، سربرگ‌ها، پاکت‌ها و دفترچه یادداشت‌هایی وجود داشته باشد که طرح روی آن‌ها با دکوراسیون سازمان هماهنگی دارد. قطعا هر بیننده‌ای بعد از ورود به سازمان به این هماهنگی توجه می‌کند و نظرش جلب خواهد شد. در ادامه به‌صورت مرحله به مرحله توضیح می‌دهیم چطور باید چنین ست اداری داشته باشید.
۱. نیازهای مخاطبان را بررسی کنید
تعیین نیازهای برند به شما کمک می‌کند که هم متوجه شوید به چه اقلامی در ست اداری نیاز دارید و هم ایده کلی برای نحوه طراحی ست اداری را به دست می‌آورید. ابتدا پرسونای مخاطب خود را بررسی کنید. توجه کنید مخاطبان کسب‌وکار شما چه نیازهایی دارند، علاقمندی‌های آن‌ها چیست و چه ویژگی‌هایی در محصولات و خدمات شما توجه آن‌ها را جلب می‌کند.
نکته جزئی که در طراحی ست اداری باید توجه داشته باشید این است که پرسونای کارمندان خود را نیز بررسی کنید. معمولا کارمندان بیشتر از مشتری‌ها از ست اداری برند شما استفاده می‌کنند و آن‌ها هستند که اقلام ست را به مشتری می‌دهند. بنابراین لازم است بدانید چه ابزارهایی با چه طراحی برای آن‌ها جذاب و کاربردی است. احساس خوب کارمندان درباره برند و کسب‌وکار شما به مشتری‌ها هم منتقل می‌شود. مثلا بسیاری از برندها به چاپ دفترچه یادداشت در ست اداری توجه نمی‌کنند، اما وقتی نیاز کارمندان و مشتری‌ها را می‌سنجند متوجه می‌شوند این ابزار چقدر می‌تواند کاربردی باشد.
۲. هویت برند را طراحی کنید
وقتی برندتان هویتی ندارد، هرکدام از تبلیغاتتان یک ساز می‌زند! در هر استراتژی تبلیغاتی یا برندسازی ایده‌ای که به ذهنتان خوش‌تر می‌آید را اجرا می‌کنید و هیچ نظم و انسجامی در آن‌ها وجود ندارد. اما وقتی هویت برند را طراحی می‌کنید، ملزم می‌شوید در تمام المان‌ها از جمله طراحی ست اداری، طراحی دکوراسیون محیط کار و حتی تبلیغات خود از آن استفاده کنید. در نتیجه بدون صرف دقت بالا، به‌راحتی بین همه بخش‌ها هماهنگی ایجاد می‌شود و به هدفی که از طراحی ست اداری حرفه‌ای دارید، می‌رسید.
هویت برند هم به شما کمک می‌کند اقلام ست اداری را با دقت بیشتری تعیین کنید. به‌عنوان مثال چاپ پاکت یک بخش ضروری در ست اداری برندهایی است که هویتی رسمی و لوکس به مخاطب خود نشان می‌دهند. این دسته از برندها باید هر کاغذ از جمله قرارداد، فاکتور خرید یا نامه‌نگاری‌ها را در پاکت طراحی‌شده به نام خودشان به مخاطب ارائه دهند. دقت به این جزئیات در رفتار با مخاطبان، هویت لوکس و رسمی آن‌ها را نشان می‌دهد.
۳. شروع طراحی
اکنون همه پیش‌نیازهای طراحی ست اداری فراهم شده است و باید به سراغ طراحی بروید. حتما با طراح‌های حرفه‌ای در این زمینه همکاری کنید که تجربه طراحی ابزارهای تبلیغات چاپی را دارند. از آنجایی که اکثر بخش‌های سربرگ‌ها، پاکت‌ها و سایر اقلام ست اداری از فضای خالی تشکیل شده است، استفاده درست از فضای قابل طراحی و انتقال پیام در مینیمال‌ترین حالت ممکن اهمیت بسیاری دارد. طراحی ست اداری در نگاه اول ساده به نظر می‌رسد، اما جزئیاتی دارد که توجه به آن‌ها تفاوت بین یک ست اداری حرفه‌ای و یک ست معمولی را مشخص می‌کند.
۴. آماده‌سازی برای چاپ
آخرین مرحله از طراحی ست اداری که برعهده شماست، مشخص کردن جزئیات چاپی آن است. مشخصاتی مثل ورقی که برای چاپ ست اداری انتخاب می‌کنید، تکنیک‌های چاپی مثل طلاکوبی یا نقره‌کوبی یا چاپ برجسته، نوع صحافی اقلامی که به صحافی نیاز دارند و تعداد رنگ‌هایی که در طراحی ست اداری و چاپ آن استفاده می‌کنید، جزئیاتی هستند که باید آن‌ها را تعیین کنید.
اجزای ست اداری
انتخاب اقلام ست اداری به نیاز برند شما برمی‌گردد. به‌عنوان مثال چاپ دفترچه یادداشت یا شاپینگ بگ معمولا جزو اقلام ست اداری در نظر گرفته نمی‌شوند، اما بسیاری از کسب‌وکارها به آن نیاز دارند. بنابراین باید خودتان با توجه به جزئیات فرایندهای مختلف مانند تبلیغات× فروش، تحویل محصول به مشتری و پشتیبانی پس از فروش، تعیین کنید که به چه اقلامی برای ست اداری خود نیاز دارید. ما برای ساده‌تر شدن انتخاب اقلام ست اداری، در ادامه لیستی از این محصولات را ارائه می‌دهیم:
- سربرگ و پاکت
- کارت ویزیت
- فولدر
- برگه یادداشت
- دفترچه یادداشت
- فاکتور و رسید
- کاتالوگ
- ساک دستی تبلیغاتی
- کارت دعوت برای دعوت از مخاطبان به شرکت در رویدادها
- خودکار
- پرچم‌های رومیزی برای روی میز مدیریت یا کارمندان
- هدایای تبلیغاتی مثل ماگ
تفاوت ست اداری حرفه‌ای و معمولی
خلاصه‌ترین نکته‌ای که تفاوت ست اداری حرفه‌ای و معمولی را تعیین می‌کند، هزینه‌ای است که برای آن صرف می‌شود. بسیاری از کسب‌وکارها بخاطر صرفه‌جویی‌های نابه‌جا در هزینه‌ها از بسیاری از جزئیات طراحی ست اداری حرفه‌ای صرف نظر می‌کنند. ست اداری معمولی و ارزان‌قیمت نیاز شما را برآورده می‌کند و کاربردی است، اما نباید از آن انتظاراتی مثل برندسازی و باقی ماندن در ذهن مشتری‌ها داشته باشید. البته منظور ما این نیست که همیشه بالاترین بودجه را به طراحی ست اداری اختصاص دهید. فقط باید با توجه به نیاز هزینه کنید.
در ادامه با جزئیات بیشتری تفاوت ست اداری حرفه‌ای و معمولی را بررسی می‌کنیم:
- ست اداری معمولی با قالب‌های آماده طراحی می‌شود و فقط نام برند و لوگوی روی آن تغییر می‌کند، اما ست حرفه‌ای طراحی اختصاصی و متناسب با هویت برند دارد.
- رنگ‌ها و فونت‌های ست‌های حرفه‌ای کاملا برنامه‌ریزی‌شده و مناسب هستند، اما ست‌های معمولی با فونت‌های معمولی و هر رنگی که به چشم خوش می‌آید، طراحی می‌شوند.
- در ست‌های معمولی از یک طرح برای همه اقلام استفاده می‌شود، اما اقلام ست‌های حرفه‌ای در کنار هماهنگی، هرکدام طراحی منحصربفردی دارند که در آن نکات طراحی گرافیک مثل تقارن یا استفاده درست از فضای خالی رعایت شده است.
- متریال به‌کاررفته در ست اداری معمولی و باکیفیت یکی از مهم‌ترین وجه تمایزهاست؛ ست‌های اداری باکیفیت با کاغذهای دارای گرماژ بالا یا کاغذهای گلاسه طراحی می‌شوند.
نکته نهایی را بر اساس تجربیات برای شما می‌نویسیم. تجربه نشان می‌دهد اگر با چاپخانه‌های باسابقه و حرفه‌ای برای طراحی و چاپ ست اداری همکاری کنید، به احتمال زیاد نتیجه نهایی چیزی فراتر از انتظار شما می‌شود. تجربه بالای این چاپخانه‌ها، همکاری با طراح‌های باتجربه و استفاده از تجهیزات مناسب برای چاپ ست اداری مهم‌ترین مزیتی است که نسبت به چاپخانه‌های معمولی دارند.
source